社会福祉法人が運営する保育園や認定こども園では、日々の保育に加えて「会計」という大きな仕事があります。子どもたちのこと、職員のこと、保護者対応、行政とのやり取り…。そのうえで、仕分けや帳簿、補助金処理、監査対応まできちんとこなさなければならない現実があります。
理事長や園長の立場からすると、こんな思いが浮かびやすいのではないでしょうか。
会計担当の負担が大きすぎて心配
数字の話になると、どうしても担当任せになってしまう
監査前になると、毎年のように園全体がピリピリしてしまう
会計に詳しいやり手の園の会計責任者であっても、「このまま担当者の頑張りだけに頼るやり方でいいのか」「もっと仕組みで支える方法はないか」と考える場面が増えています。
そこで注目されているのが、保育園、認定こども園におすすめできるクラウド会計ソフトです。特に、クラウド会計ソフト「freee会計」は、銀行口座やクレジットカード、決済サービスと自動で連携し、入出金データをそのまま取り込めることから、初心者でも安心して会計の業務負担を削減しやすいツールとして知られています。
この記事では、理事長・園長向けに、会計に詳しい会計責任者の視点から、なぜクラウド会計ソフトが有効なのか、どんな点に気をつけて選び・導入していけばよいのかを、専門用語をかみ砕きながら丁寧に解説していきます。
理事長・園長が感じている社会福祉法人会計の悩みとリスク
会計担当に業務が集中しすぎる体制の問題
多くの社会福祉法人では、「会計のことはあの人」と、特定の担当者に仕事が集中しがちです。支払処理、仕分け入力、帳簿の作成、補助金の整理、決算、監査対応…。一つひとつは重要な仕事ですが、すべてを一人の肩に乗せてしまうと、どうしても限界が近づきます。
理事長や園長にとってのリスクは、業務量だけではありません。
担当者が急に休職・退職したとき、何がどこまで進んでいるか分からない
数字の意味や背景が、担当者の頭の中にしかない
「会計がブラックボックス化している」と感じても、具体的にどこから聞けばいいか分からない
こうした状態は、内部統制の面でも不安材料になります。法人として説明責任を果たすためにも、「誰か一人に依存しすぎない会計の仕組みづくり」は避けて通れないテーマです。
仕分け・帳簿・補助金処理の複雑さ
保育園や認定こども園の会計は、一般的な小売業などに比べても、扱う項目が複雑です。
保育料・延長保育料・一時預かり料
給食費・副食費・おやつ代
行事の参加費や写真代
補助金・助成金・委託費
給与・賞与・社会保険料
備品・遊具・園舎の修繕費
これらを、「どの勘定科目で」「どの事業区分で」「どの園・部門で」記録するかを判断し続ける必要があります。社会福祉法人会計では、事業別の収支や資金の流れを明確に示すことが求められるため、仕分けを間違えると後から修正に時間を取られることも少なくありません。
特に補助金・助成金は、制度ごとにルールや報告書様式が異なり、年度ごとに変更が入ることもあります。「今回は人件費にどこまで振り替えできるのか」「返還が発生したときはどう処理するのか」など、判断が必要な場面が多いのが実情です。
監査・行政報告のたびに時間と心が削られる現実
年度末が近づくと、監査や行政への報告書作成で、会計担当だけでなく園全体が慌ただしくなります。普段から気をつけているつもりでも、いざ資料をそろえようとすると、
領収書や請求書がすぐに出てこない
どの補助金に紐づく支出だったか思い出せない
本園と分園の区分が、仕分け上あいまいになっている
といった事態が起こりがちです。
監査の場では、「この支出は何のために使ったのか」「この補助金はどの費目に充てたのか」といった質問が飛びます。資料を探しながら答える時間が長ければ長いほど、担当者の緊張は高まり、園の雰囲気も張りつめていきます。
理事長・園長としては、「もっと落ち着いて説明できる状態をつくりたい」「できるなら監査を、園の振り返りの機会にしたい」と感じている方も多いことでしょう。
子どもと向き合う時間が会計業務に圧迫されている
会計に時間をかけること自体は悪いことではありません。ただ、その時間が増えれば増えるほど、他の大切な時間が削られていることも事実です。
職員とじっくり保育の振り返りをする時間
お子さんの姿を細かく見取り、記録をていねいに残す時間
保護者と日々の様子や成長を共有する時間
こうした「園の本来の役割」に関わる時間が、会計業務に圧迫されているとしたら、本末転倒と言わざるを得ません。社会福祉法人会計のルールを守ることと、子どもの育ちを支えること。その両方を実現するために、「業務負担をどこで減らすか」を考える必要があります。
そこで、一つの有力な選択肢として浮かび上がるのが、クラウド会計ソフトの活用です。特に、freee会計のように自動連携やデータ共有の仕組みが整ったツールは、理事長・園長が抱える悩みの解決に近づくための強力な手段になります。
会計業務の負担を減らすためにクラウド会計ソフトを検討すべき理由
手入力・転記作業を減らし、ミスと残業を削減する発想
これまでの会計業務は、「通帳を見てノートにメモし、会計ソフトに入力し、さらにExcelで一覧を作る」といった二重三重の作業になっている場合が少なくありませんでした。人の目で確認することは大切ですが、すべてを手作業で行う必要はありません。
クラウド会計ソフト「freee会計」では、銀行口座やクレジットカード、決済サービスと自動で連携し、入出金のデータをそのまま取り込むことができます。あらかじめ「保育料の入金」「給食費の引き落とし」「光熱費の支払い」などのパターンを設定しておけば、自動で仕分け候補が作成されます。
会計担当者は、一から数字を打ち込むのではなく、「候補を確認して承認する」という作業が中心になります。これにより、
入力ミスが減る
月末処理にかかる時間が短くなる
残業や休日出勤が減りやすくなる
といった効果が期待できます。
会計責任者の役割は、本来「数字を打つこと」ではなく、「数字から園の状態を読み取り、適切な判断につなげること」です。freee会計の自動連携は、その役割に近づくための土台と言えます。
どこにいても会計状況を確認できる安心感
クラウド会計ソフトの大きな特徴は、「場所に縛られない」ことです。インターネット環境さえあれば、園内だけでなく、自宅や別拠点からでも会計データにアクセスできます。
理事長・園長にとっては、
出張中や会議の合間に、最新の収支状況を確認できる
本園・分園の状況を、同じ画面で比較できる
行政との打ち合わせの場で、必要な数字をすぐに提示できる
といったメリットがあります。
「会計担当が忙しそうで聞きづらい」「資料を出してもらうまで時間がかかる」といったストレスが減り、意思決定のスピードも上がります。会計情報を“待たなくていい”状況は、理事長・園長にとって大きな安心材料になります。
会計士・税理士ともいつでもデータを共有できる
社会福祉法人会計では、会計士・税理士との連携も欠かせません。決算や監査のときだけでなく、
新しい補助金の処理方法を相談したいとき
大きな設備投資を検討しているとき
園ごとの収支バランスを分析したいとき
など、専門家の視点が欲しい場面は1年を通して訪れます。
freee会計のようなクラウド会計ソフトなら、会計士・税理士と同じデータをオンラインで共有できます。メールでファイルを送ったり、USBでデータを持ち運んだりする必要はありません。
専門家がリアルタイムに状況を確認できることで、助言の質やスピードも上がります。「決算前だけ慌てて相談する」のではなく、「日常的に相談できる関係」を作りやすくなるのは、理事長・園長にとっても心強いポイントです。
社会福祉法人としての説明責任と内部統制を強化できる
クラウド会計ソフトの導入は、単なる効率化の話だけではありません。
誰がいつ、どの仕分けを登録・修正したか
どの部門・事業に、どの費目の支出が多いのか
資金の流れがどのように変化しているか
こうした情報を可視化しやすくなることで、社会福祉法人としての説明責任や内部統制を強化することにもつながります。
理事会・評議員会・借入申込みなど、さまざまな場面で「園の経営状態」を説明する機会があります。そのときに、「なんとなく」ではなく、クラウド会計ソフトで整理された決算資料を示しながら話ができれば、聞き手の納得感も大きく変わってきます。
保育園、認定こども園におすすめのクラウド会計ソフトは、単に便利な道具というよりも、「信頼される園づくりを支えるインフラ」として位置づけることができます。
保育園・認定こども園にfreee会計をおすすめするポイント
初心者にもやさしい画面設計と操作フロー
会計ソフトというと、「簿記の知識がないと触れない」「専門用語が多くて画面を見るだけで疲れてしまう」というイメージを持たれやすいです。特に理事長・園長が画面を開いたときに、難しい言葉ばかり並んでいると、それだけで距離を感じてしまいます。
freee会計は、初心者でもなるべく迷わないように設計されています。たとえば、
「どのお金が、どこから、どこへ動いたのか」を選ぶだけで仕分けが進む
「家賃」「給与」など、よく使う取引はあらかじめテンプレート化できる
専門用語を前面に出すのではなく、質問形式で入力を進められる
といった工夫があります。
これにより、「会計担当しか画面を開かないソフト」から、「理事長や園長も、一緒に数字を確認できるツール」へと役割が変わります。
保育園、認定こども園におすすめのクラウド会計ソフトを選ぶときは、「会計に強い人だけでなく、トップもストレスなく使えるか」という視点がとても大切です。その点で、freee会計は理事長・園長にもなじみやすい設計になっています。
freee会計の詳細を知りたい方は、下記の公式ページをご覧ください。
銀行・カード・決済サービス自動連携による業務負担削減
freee会計の大きな強みの一つが、銀行口座やクレジットカード、決済サービスと自動で連携できることです。
従来のやり方では、
通帳を見ながら、取引を一行ずつ会計ソフトに入力する
カード明細を印刷して、金額と日付を打ち込む
決済サービスのデータをCSVで出力し、加工して取り込む
といった作業が必要でした。これでは、時間も手間もかかり、入力ミスのリスクもつきまといます。
freee会計で自動連携を設定すれば、
毎日の入出金データが自動で取り込まれる
過去の傾向にもとづいて、自動仕分け候補が提示される
「保育料の入金」「給食費の支払い」など、定期的な取引はルール化しておける
ため、会計担当がゼロから入力する作業は大幅に減ります。
これは、「初心者でも安心して会計の業務負担を削減しよう」というタイトルの中核部分でもあります。人が手で打たない分、ミスも減り、チェックにかかる時間も短くなります。空いた時間を、職員との面談や保育の振り返りに充てることができれば、園全体の質の向上にもつながります。
業務負担削減の詳細を知りたい方は、下記の公式ページをご覧ください。
社会福祉法人会計で押さえたい機能（部門・タグ・レポートなど）
保育園、認定こども園にクラウド会計ソフトを導入する際には、「事業別・園別に数字を見られるか」が重要なポイントです。freee会計では、「部門」や「タグ」といった機能を使うことで、次のような管理がしやすくなります。
本園・分園ごとの収支を分けて把握する
教育・保育、延長保育、給食など、事業ごとの収支を整理する
特定のプロジェクト（園庭改修、遊具更新など）にかかった費用を追いかける
こうした情報は、理事会や評議員会で説明するときにも大きな力を発揮します。「全体で黒字です」というだけでなく、「延長保育はこのような状況」「給食はこれくらいのコストで運営している」と具体的に話ができると、意思決定の質が変わってきます。
freee会計には、資金の動きや事業別収支をグラフやレポートで確認できる機能も用意されています。画面を見ながら、「ここはもう少しコストをかけてもよさそうだ」「この事業は見直しが必要かもしれない」といった対話を理事長・園長・会計責任者が一緒に行えるのは、大きなメリットです。
会計責任者として重視したい「属人化しない仕組み」
会計担当は、「自分だけにしか分からない状態は危ない」ことを不安に感じています。どれだけ能力があっても、体調不良や家庭の事情などで、いつでも同じように働けるとは限りません。
freee会計のようなクラウド会計ソフトを導入し、
仕分けルールや運用ルールを画面上で共有する
理事長・園長も、必要なときに会計データを確認できる
会計士・税理士とも、同じデータをオンラインで見ながら相談できる
という状態になれば、会計担当の頭の中にだけ情報が溜まっていくリスクを減らせます。
属人化を防ぐことは、会計担当自身を守ることにもつながります。「自分が倒れたら園の会計が止まる」というプレッシャーから解放されるだけでも、日々の安心感は大きく変わります。
クラウド会計ソフトで情報を共有することで、理事長・園長が数字に触れる機会も自然と増えます。会計担当が「守り」を固めつつ、トップと一緒に「攻め」の経営を考えられるようになる。これこそが、保育園、認定こども園にクラウド会計ソフトをおすすめしたい大きな理由の一つです。
IT導入補助金とfreee会計補助金プランの活用方法
IT導入補助金とは何か、社会福祉法人が対象となるケース
クラウド会計ソフトの導入を検討するとき、理事長・園長が必ず気にするのが「費用」の問題です。
月額料金だけでなく、初期設定や職員研修の時間も含めると、どうしてもハードルが高く感じられます。
そこで検討したいのが「IT導入補助金」です。
IT導入補助金とは、中小規模の事業者が業務効率化のためにITツールを導入する際、その費用の一部を国が補助する制度です。一定の要件を満たせば、社会福祉法人も対象となる場合があります。
ポイントは、
対象となるITツールが、あらかじめ「IT導入支援事業者」を通じて登録されていること
補助率や上限額、申請スケジュールが年度ごとに決まっていること
です。
「会計の業務負担を削減したい」「クラウド会計ソフトで初心者でも扱いやすい環境を作りたい」といった目的を持つ法人にとって、IT導入補助金は導入コストを抑えるための有力な選択肢になります。
freee会計の補助金プランで導入コストを抑える
クラウド会計ソフト「freee会計」には、IT導入補助金を活用した導入をサポートするプランがあります。
具体的には、
freee会計の利用料
セットで導入する関連サービス（一部の業務支援ツールなど）
場合によっては、会計業務に必要なPCやタブレットなどの機器
といった費用が、補助対象になるケースがあります。
もちろん、どこまでが対象になるか、どの程度補助されるかは、制度の区分や年度、申請内容によって異なります。とはいえ、「すべて自前で負担する」のと「補助を活用して導入する」のとでは、理事会・評議員会での説明のしやすさも変わってきます。
クラウド会計ソフトは、短期的には「費用が増える投資」ですが、中長期的には「残業削減やミスの減少、監査対応の効率化によるコスト削減」につながる可能性があります。IT導入補助金を活用できれば、その初期ハードルをぐっと下げることができます。
Wizに相談して申請〜導入をスムーズに進める流れ
IT導入補助金の申請手続きは、決して簡単とは言えません。要件の確認、事業計画の記入、スケジュール管理など、会計担当だけで抱えるには重い負担になることもあります。
そこで、freee会計とIT導入補助金の両方に詳しい専門事業者に相談する方法があります。
たとえば、freee会計の補助金プランについて分かりやすく説明しているページがあります。
下記の公式ページをご覧ください。
こうした情報を参考にしながら、
自園の規模や状況でどのプランが現実的か
補助金申請に必要な準備は何か
導入後のサポート体制はどうなっているか
といった点を事前に確認しておくと、理事会での合意形成もスムーズになります。
「制度のことはよく分からない」「申請の締切を逃しそうで不安」という場合は、早い段階で相談窓口を見つけておくと安心です。
申請前に理事長・園長が整理しておきたいポイント
IT導入補助金を活用してfreee会計を導入するかどうかを検討する前に、理事長・園長として整理しておきたいポイントがあります。
現在の会計業務で、特に負担が大きい部分はどこか
（例：月末締め、補助金の整理、監査前の資料準備など）どの業務をクラウド会計ソフトで軽くしたいのか
（例：手入力の削減、会計士とのデータ共有、複数園の一元管理など）3〜5年先の園の姿を見据えたとき、どのような会計の仕組みが必要か
これらをあらかじめ整理しておくと、支援事業者や会計士と相談する際にも話が具体的になります。
「とにかくクラウド化したい」ではなく、「社会福祉法人会計のどの部分を、どう改善したいのか」を言葉にしておくことが、満足度の高い導入につながります。
導入ステップと失敗しないための注意点
現状業務の棚卸しと導入目的の明確化
クラウド会計ソフトの導入で失敗しやすいケースの一つは、「とりあえず良さそうだから入れてみたが、現場がついてこない」というパターンです。これを避けるためには、まず現状の業務を棚卸しすることが重要です。
誰が、どのタイミングで、どの帳票を作っているか
二重入力や手書きの転記が発生しているところはどこか
会計担当が「ここが大変だ」と感じている作業はどこか
こうした点を可視化したうえで、「freee会計でどこを改善したいのか」を決めていきます。
導入目的が明確になっていれば、途中で迷ったときにも「この目的に近づけているか」を基準に判断できます。
初期設定と運用ルールづくりで押さえるべき点
freee会計を含むクラウド会計ソフトは、初期設定がうまくいくかどうかで、その後の使いやすさが大きく変わります。
勘定科目の整理（使わない科目を減らし、園に合う名前に整える）
部門（本園・分園など）や事業区分（保育・延長・給食など）の設定
自動仕分けルールの作成（定期的な支出・入金のパターン化）
承認フローや権限設定（誰がどこまで触れるか）
これらを丁寧に整えておくことで、日々の運用がぐっと楽になります。逆に、最初をおろそかにすると、「あとから直すのに時間がかかる」状態になりがちです。
理事長・園長・会計責任者・場合によっては会計士も交えて、「園に合った設定」を検討する時間をしっかりとることが、遠回りに見えて実は近道です。
職員と会計士を巻き込んだ運用体制づくり
クラウド会計ソフトの導入は、会計担当だけのプロジェクトではありません。
理事長・園長：導入の目的とゴールを示す
事務長：運用設計と日々のチェックを担う
事務職員：日常の入力や確認を行う
会計士・税理士：設定や運用の妥当性をサポートする
というように、関わる人それぞれに役割があります。
特に会計士との連携は重要で、freee会計上でどのように区分や科目を使うかを一緒に考えてもらうことで、「監査で指摘されにくい形」に整えていくことができます。クラウド上で同じデータを見ながら相談できるため、紙やファイルをやり取りしていた頃よりも、コミュニケーションがとりやすくなるというメリットもあります。
想定されるデメリットとその対策
メリットだけでなく、デメリットや注意点も押さえておくことが大切です。
インターネット環境に依存する
→ 回線の冗長化や、モバイル回線のバックアップを検討しておく。月額費用などのランニングコストがかかる
→ 残業代や外部委託費の削減効果、監査対応の効率化などと合わせて、トータルでのコスト比較を行う。新しいツールに慣れるまで、職員に負担がかかる
→ 導入初期は「慣れる期間」と割り切り、マニュアルや研修を用意する。
こうした点をあらかじめ共有しておくことで、導入後に「こんなはずではなかった」というギャップを減らせます。
よくある質問（FAQ）
Q1. 会計初心者の事務員でも運用を任せられますか？
まったくの初心者に、最初から会計全体を任せるのは負担が大きいかもしれません。ですが、freee会計のようなクラウド会計ソフトであれば、「日々の入出金の確認と承認」といった比較的シンプルな部分から役割を分担することは十分に可能です。
銀行口座やクレジットカード、決済サービスと自動で連携し、仕分け候補を提示してくれるため、「一から仕分けを考える」のではなく、「候補を確認して選ぶ」という作業になります。
会計に詳しい責任者がルールや初期設定を整え、簡単なマニュアルを用意しておけば、初心者の事務員でも少しずつ業務を担えるようになります。
Q2. 複数園や本園・分園をまとめて管理できますか？
社会福祉法人では、一つの法人が複数の園を運営しているケースも少なくありません。本園・分園がある場合も含めて、「園ごとの数字」と「法人全体の数字」をどちらも把握したいというニーズがあります。
freee会計では、「部門」や「タグ」といった機能を活用することで、本園・分園、複数園をまとめて管理しつつ、個別に数字を見ることも可能です。
たとえば、
部門ごとの試算表を出して園ごとの収支を見る
事業区分ごとのレポートで、延長保育や給食の収支を確認する
といった使い方ができます。
理事長・園長にとっては、「全体像」と「それぞれの園の姿」を切り替えながら把握できる点が大きな利点です。
Q3. すでに使っている会計ソフトやExcelからの切り替えは大変ではありませんか？
データ移行の大変さは、現在の運用状況によって変わります。
既存ソフトからCSVなどの形式でデータを書き出せるか、勘定科目や区分が整理されているかによって、作業量が変わってきます。
よく採られる方法としては、
過去年度分は既存ソフトを閲覧用として残しておく
現在の年度、あるいは次年度からfreee会計に切り替える
といったやり方があります。
すべての過去データを完全に移行しようとすると負担が大きくなることもあるため、「どの期間のデータをfreee会計で管理したいか」を決めてから移行範囲を検討するのがおすすめです。会計士や支援事業者と相談しながら進めることで、混乱を抑えながら切り替えを行いやすくなります。
Q4. セキュリティやバックアップは大丈夫ですか？
クラウドにデータを預けることに不安を感じる方も少なくありません。ですが、クラウド会計ソフトのメリットの一つは、「データが特定のパソコンの中だけに閉じない」ことです。
万が一、園内のパソコンが故障したり、災害で機器が使えなくなったりしても、インターネット環境さえあれば別の端末からデータにアクセスできます。
また、アクセス権限を設定することで、
誰がどの範囲のデータを見られるか
どの操作ができるか
を細かく制御することもできます。
重要なのは、「IDとパスワードの管理」「不要な権限を付けすぎない」といった基本的なルールを園として定め、職員と共有することです。クラウドの仕組みと園内のルールを組み合わせて、安全性を高めていくことが大切です。
導入後に期待できる変化のイメージ
月末・年度末の「忙しさの質」が変わる
freee会計のようなクラウド会計ソフトを導入すると、月末や年度末の忙しさがゼロになるわけではありません。それでも、「何に忙しいか」は大きく変わります。
これまでのように、
通帳とにらめっこしながら入力ミスを探す
紙の領収書の束から必要なものを探し出す
といった作業に追われる時間は確実に減ります。
その代わりに、
数字の背景を読み解き、今後の運営をどうするかを考える
監査に備えて説明のポイントを整理しておく
といった、本来理事長・園長が力を使いたい部分に時間を割きやすくなります。
議論が具体的になる
クラウド会計ソフトのレポート機能を使えば、会議の場で、画面を見ながら数字の話ができるようになります。
「給食費の補助が変わったことで、どのくらい影響が出ているか」
「職員配置のバランスは適切か」
「備品購入をどのタイミングで計画すべきか」
といったテーマも、感覚だけでなく数字を根拠に話し合えるようになります。事務長だけでなく、理事長・園長やほかの役職者も、会計情報を共通の土台として議論できることは、園の経営にとって大きな強みです。
まとめ｜会計の負担を減らして、子どもと向き合う時間を取り戻す
保育園、認定こども園の会計業務は、複雑で責任も重く、どうしても担当者の負担が大きくなりがちです。仕分けや帳簿、補助金処理、監査対応に追われるなかで、理事長・園長が本来向き合いたい子どもや職員との時間が削られてしまうこともあります。
クラウド会計ソフト、とくにfreee会計のようなツールは、
会計ソフトに銀行口座やクレジットカード、決済サービスと自動で連携し、入出金データを取り込める
どこにいても会計ソフトを確認できる
会計士ともオンラインでデータを共有できる
IT導入補助金を活用して導入コストを抑えられる可能性がある
といった点で、社会福祉法人会計の現場にフィットしやすい選択肢です。
導入にあたっては、現状の業務を棚卸しし、「何を減らしたいのか」「どんな状態をめざしたいのか」を整理することが大切です。そのうえで、freee会計やIT導入補助金に関する情報を確認し、会計士や支援事業者と相談しながら、自園に合った形を検討していくとよいでしょう。
まずはfreee会計のサービスページで、機能や料金、導入事例を確認してみるところから始めてみませんか。
会計の業務負担が軽くなれば、その分だけ、子どもたちの姿を見取る時間や、保護者・職員と向き合う時間が増えていきます。クラウド会計ソフトの導入は、単なるシステムの入れ替えではなく、「園の未来のための投資」として考えてみてほしいなと思います。
